「会议」的终极技巧：掌握开会的十大诀窍
资料来源：2019-8-7 文章来源：远见杂志 文 / 一流人
前面已经提过，有效率的会议和会议引导者有多重要。接下来，我再介绍十个具体诀窍，包含如何活用引导者来提升会议的效率。
锻炼会议上的发言技术
要强化在会议上的发言能力，请先记下每位与会者的姓名，以姓名相称总是比较好沟通。在表达意见时，切记不要感情用事，重点是明确指出双方意见不同的地方。还有，在反驳对方的意见时，一定要提出相对的提案。否则就是为反对而反对，凭白打断整场讨论。
另一个重点是，细心留意听众的状况和对话发展。无视对话脉络，一味主张自己意见并没有意义。不过一旦时机成熟，就要果敢地切入重点论述。为此，你事先记下来自己到底要说的重点。
秉持「三分之一法则」发言
当你在对话过程中有话想说，不要马上说出口。先累积三件想说的事情，从中挑选一件「你真正想表达」的内容发言。我称这为「三分之一法则」。
只有一件事想说，通常是一时兴起。想到什么就说什么，你的对话不会有内涵；而「二分之一」又稍嫌薄弱。累积了三个想法，多半会归纳出不错的意见。这也代表，你懂得配合谈话的发展，说出重要又有效的言论。
在会议中不要论资排辈
社会的上下或辈分关系明显，不是一件坏事。但在会议中过度讲究资历和辈分，将使会议失去原本的功能。因此在会议中，最好先排除辈分制度。引导大家畅所欲言也是引导者的重要职责，与会人士也要有同样的共识，会议才能具有高度的建设性。
「换座位」便是具体的改善方法。一般来说，会议室的位子表面上都是随便坐的。然而，地位越高的人多半坐在越里面，大家也会下意识地按照辈分入座。於是，发言次数和顺序也就跟著资历和辈分走了。要避免类似的情形，可以按照赞成派、反对派、中立派的方式入座。拿起各自的东西换座位，会帮大家建立平等意识，摆脱辈分的束缚。
订定时间限制
没有明订结束时间的会议，注定变得冗长。首先要明确指出会议结束的时间。如果规定一个小时，就必须在一个小时内开完；规定两个小时就得两个小时内开完。再者，那些发言时间过长的人讲话多半很空洞，最好也限制每个人的发言时间，以免有人说个没完。
开会要有效率，需要经过一些训练。白板和码表能够发挥训练效果。请在讨论时摆上一面白板，写上不同意见派别的论述。如此一来，讨论内容经过统整后，就不会流於无意义的争论了。除此之外，各个派别的意见也会更明确。码表准备好了以后，给每个人三分钟的发言时间，训练大家在发言前，先整理好自己的论述。
设定一个容易得出结论的主题
设定一个容易得出结论的主题，也是具体推动讨论的重点。一开始主题就设定得太大，绝对免不了抽象的讨论，对话也将毫无交集。最后将变成讨论了老半天，却无法决定任何事。
会议引导者的职责不只是统整论述，还应该积极引导大家提出具体的方案。另外，先从「比较容易决定的主题」开始解决，也是会议引导者该有的手腕。
先解决比较好处理的议题，会议才不至於松散；论述经过归纳统整后，大型主题也会更容易讨论出结果。
「不翻案」是开会礼仪
有些人在会议中喜欢老话重提，推翻已经建立的共识，这是应该极力避免的事。除非发现了新的证据、论点，或是找到之前遗漏的重点，才能推翻已经建立的共识，重新退回原案思考。可是，千万不要因一时冲动而推翻共识，或是把刚才的讨论作废，这样花再多时间讨论都不会有进展。
利用「后设讨论」培养宏观的视野
会议引导者要有综观讨论方向的能力。换句话说，引导者不能拘泥於自己的主张或思想，要以宏观的视野掌握讨论方向，弄清楚与会者有哪些意见，观察各个派系之间是否有一定程度的谅解，并在整理论述的过程中推动会议进行。
有时我会请学生分成两组，一组是讨论组，另一组是观察组。讨论结束后，由观察组来召开检讨会。我会问他们一些问题，让他们互相交换意见。例如，刚才的讨论是以什么方式进行？谁的意见最具有说服力？改变论述的关键是什么？
这种训练方式我称为「后设讨论」，多尝试几次，就有能力掌握讨论内容，在会议上发表有效的言论。
了解休息时间的功效
会议停滞不前时，需要转换气氛。任何会议都可能有停滞的状况发生，这时可以先暂停会议，提议大家去喝杯咖啡休息一下。
先中断讨论，制造让大家说出真心话的机会。你可以问他们期望的发展是否跟刚才的讨论方向一致。如果有人先提出质疑，其他人就敢发表意见了。有些人可能会坦白，自己刚才是碍於讨论方向才说出违心之论；搞不好还会有人说，被否决掉的意见其实也不错。
在休息时间说出的意见才是真心话。再者，有一段休息时间也能沉淀情绪，消除身体的紧张与疲劳，这样讨论才有重新开始的空间。从这个角度来看，在讨论不出结果时，先到咖啡厅休息，安排一段回顾会议过程的时间。
如此一来，就算这次会议无疾而终，或许也能成为下一次推导结论的开始。
活用协调式的讨论能力
讨论的方式有两种，一种是用反驳对手的方式进行辩论，一种则是协调不同意见来推导结论。其中辩论法是由古希腊亚里斯多德所开创的体系，对於同一议题持有相反意见的人，要以各自观点反驳对手，直到某一方胜出为止，属於「战斗型」的讨论方式。
不过，我觉得这样的辩论法不太实用。别的不说，彻底驳倒客户或主管是会倒大楣的。所以，我们要活用协调式的讨论能力。好比在讨论时，不要光想著驳倒对方，最好加入「设身处地」的思维。这么做可以看清「双方的立论优劣」，掌握灵活的思考能力。换句话说，重点不是叫你计较输赢，而是提高彼此的「自知之明」并加以利用。
在反驳对方时，也千万不要斩钉截铁地否定，要用温和的方式发言。例如先迎合对方，再提出自己的意见。也就是，在调和中穿插自己的主张和意见。
用脑力激荡法提升会议能力
我建议各位用脑力激荡的训练方式，来提升前面提到的开会能力。脑力激荡法的精髓，在於「不争论」的大前提。也就是不要否定对方发言，只求尽量提出各种意见。
听到不错的意见就拍手或赞美，至於不太能认同的意见也先拍手附和。重点是用虚怀若谷的态度来包容各种意见。随著意见越多，起先你觉得不怎么样的意见，之后想想或许也没那么糟。
另外在提出意见的阶段，要蕴酿能够畅所欲言的气氛。组织的改革和进化，源自於多样化的意见；高压领导者召开的会议，不会有创造性。「一言堂」的会议没有太多选择余地，组织很可能被带往错误的方向。
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