让会议开的更有效率6个要点
资料来源：2019-8-2 文章来源：GIPI的商业思维笔记
开会，是多数主管的重要工作之一，我曾在先前谈时间管理的文章中分享过我以前的行事历，原文可以参考时间管理的五大诀窍：
灰色的代表集团或部门的既定会议、红色代表我自己安排的行程，从这边可以看到，光是「被安排」的会议就多达14个，整个礼拜要开的会通常多达20个。
若要提高工作效率，减少会议的数量非常重要，而若无法避免，则要学习如何更高效的开会，而不是每次进会议室一坐两个小时，但却没有做出太多能促进工作推进的决议，如何开好一个会议呢？往下我将跟大家分享我过去开会的方法。
首先，请记得以下几个原则，会议最忌以下几件事：
第一，会而不议，大家聚在一起了，却没有讨论什么重要的事
第二，议而不决，讨论了议题，但却没有做出任何决议
第三，决而不行，大家决定好怎么做了，但却没有采取任何行动
紧接著，就让我们来看看有效开会的步骤与方法吧。
1.目的要清晰
年轻的时候如果有人邀请我去开会，我通常也不太问为何需要开这个会，而是先到现场再随机应变，有时讨论的议题我熟悉，我便能侃侃而谈，但若是我不熟悉的主题，然后我也没准备，去到现场大概就是帮忙制造二氧化碳。
年纪稍长，开始觉得时间异常重要，每次会议前我总会先询问：「今天要讨论什么？会议结束后期望得到什么结论？ 」
若今天是专案启动会议，那你的目的是取得大家的承诺，你一定要把你要他人承诺的事情写在专案议程中，并逐一获得大家的承诺；如果是决策方案会议，那你要把候选的方案条列，并说明不同方案间的优劣，最终要取得大家的决议；若只是例行性会议，重点就放在进度与议题上，不要变成需求讨论会议，唯有目的明确，你才能把握会议内容是在计画内，不会偏离。
会而不议，多数的问题都在於会议的目的不够清晰。
如果连目的都不清晰，那代表你不该开这个会。
2.成员要挑选
第二个很常犯的错误，便是关键与会者都没来，却来了一堆闲杂人等，因此当会议的目的明确后，你该接著思考哪些人应该要来参与这个会议，把你认为该参与会议的人放到你的邮件收件者中，并把你会议的目的与预计的结论摘要於会议邀请邮件中。
在我担任会议主席时，我会特别提醒对方务必要参加，请务必附注他跟哪件事情直接相关，此外，不要每次开会都拉一群人进来，会议的成本非常重，一场两个小时的会议，找了20个人进来，无形中就浪费了多少的工作产出，若这些人对於产出结论没有明显帮助，只是为了同步结论，那可以在会议后发送会议摘要与结论即可。
而身为会议的受邀人，也请务必确认这会议参与的必要性，避免时间在无形中浪费了。
如果关键人员不能出席，那宁愿改期也不要浪费时间开一个不会有结论的会议。
享有「矽谷教练」尊称的比尔・坎贝尔(Bill Campbell)曾说：
我没有提供过一个产品意念。我在做的只是保证房间裏面坐的都是对的人，而且那些疯狂的想法可以得到支持。
3.相关人员要表态
当会议围绕著我们设定的主题进行，相关的人员也都到场了，这时候身为会议主席的你就必须要去引导相关的人员表态，让他说说他对这项议题的看法，
很多会议结论最后被翻盘都是因为相关人员在会议中没有明确的表达他赞成或反对，但会后却四处去说会议的决策有误。为了避免与会者事后放炮，最好的作法就是在会议中让他说完，不论是好是坏，但当所有人的意见充分被表达，会议才真的有意义。因此，从会议在确定目的与挑选成员时，其实你应该就要设定好谁应该对什么主题表达意见，谁又应该对哪件事下决定，才不会落入议而不决的窘境。
4.结论要明确
会议过程中一定会有许多的讨论，有些讨论会有争论，但争论最终都一定有一个结论，而这个结论必须非常明确，例如确认采用A方案、确定这次提的两项需求排入计画，并於专案期间完成、确认不购买第三方工具，会议后大家看文字就知道会议中决定了哪些事情，也知道接下来要干嘛，那就足够明确，反之就代表结论不明确。
明确的结论引导团队向前行，模拟两可的结论则让大家无所适从，若有些议题没有结论但又很重要，那就要列为待办事项，且被标注确切的预计完成日期与责任者，并在会议后追踪。
要尽可能的避免一个会议的主要决议是在开另一个会，因为这通常反应的是讨论的议题或参与的成员一开始就选定错误，才会陷入难以决策的困难中。
一个基本的原则，会议后，大家必须要知道如何往下进行工作。
5.会议记录要确实
会议过程的一切都要白纸黑字写下来，才不会死无对证，会议的结论、决议与待办事项尤其重要，一定要记录下来，并在会议结束前再次宣读，确认大家都已经获得共识，有问题的应该在此时提出，否则就此定案，如果要严谨一点，还可以请大家在会议签到表上签到，证明他有来参与这场会议。
好的会议记录不必是逐字稿，而是针对过程中做了哪些讨论，有哪些决议，而过程中的重要提议或决策分别由谁提出，决议后的待办事项又有哪些，每个事项分别由谁负责等。
6.待办事项要追踪
会议后的待办事项一定要追踪，否则会议等於只开了一半，会议记录的宣读不代表会议的结束，追踪每个待办事项是会议的最后一件事，而这件事常常被忽略，也辜负了大家辛苦开会所用的脑细胞。
这也是时常犯的错误，会议主席往往认为他的责任就是开完会，然后获得结论，实际上，主席的责任应该是确认会议初始的目标能达到，也就是开会所讨论的问题必须获得解决，而待办事项的跟踪与完成便是确保问题得以解决的最后一哩路。
若无法在会议结束前请每个待办事项的负责人押上deadline，那就要在会议纪录上请各负责人回覆，确保每件事都有人在跟进。当然了，并不是有人回覆这件事便会完成，你还要每周或每几天跟进一次，确保每件待办事项都在进度内，将待办事项的跟踪当成一个专案，每一件事都要如期交付。
当能做到上述6件事，便能让每个会议都开的更加高效，永远记得，开会是为了沟通，而沟通则是为了确保认知一致与行动一致，若能不开会就做到这些，那其实就不用开会，很多人忽略了这件事，错把开会当目的。
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