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主持座談會學問大4
光鹽會議中心 105 台北市復興北路369號7樓
掌握提高會議效率的秘訣資料來源:2020-6-19  文章來源:每日頭條      文 / 陳開明   由於會議的決策集中了眾人的智慧,讓我們從中找到了最有效的協同工作方法。那麼如何才能提高會議效率呢,下面就為你提供一些高效開會的秘訣:1.開會前,自己與與會者必須守時準時開會才能準時閉會。最好能夠提前半個小時左右就能到達會場。在主持會議時,經常會遇到這樣的情況,有時開會會為了等某個人而耽誤大家很多的時間,所以開會提高效率而且不要影響到別人的話,最後能夠讓每個與會者早到。2.提前把在會上要講的內容準備妥當既然是開會,肯定有很多話要說。身為主持會議的領導,你要儘量在會前就得把會議上的這些內容準備妥當,比如說今天參加會議你要講什麼話,說的內容最好是提前在心裡就有個準備,或者是寫在紙上,這樣講的時候心裡有底,就不會支支吾吾,也能夠節省一些時間了。簡單一句話,準備工作要做好。3.在會議上要控制與會者說話時間會議的主持人要學會導向,不能任由大家把會議偏離主題。由於參加會議的人數眾多,每個人的說話時間也肯定有限,所以具體到每個人時,一定要簡單而且說出重點。並且暗示他要講多長時間,不要拖拖拉拉的講一些沒用的,與會議無關的就不要說了。4.不要隨意在別人說話時插話不時插話往往會引起一些不必要的麻煩,比如說會引起幾個人吵架,會為了一個觀點不同而爭論等,這就耽誤了很多寶貴的時間。我們應該等別人說完再說,或者是下來再私下交流。5.把會議的過程重點流程安排好對於領導來所,安排好一切很重要。開會前最好能夠把什麼時候幹什麼應當怎麼做都想好。這樣到了開會的時候也不至於手忙腳亂了,會議上也能夠井然有序,各司其職,會議的效率也就大大提升了。6.提高會議效率為提高效率要做好以下「八不」:(1)不開無目的的會議(2)不開無議題的會議(3)不開無準備的會議(4)可開可不開的會議就不開(5)不要無關的人參加會議(6)不做離題的討論(7)不能重複別人已經講過的觀點(8)不開議而不決的會議我是青年演說家陳開明(微信:609607077),專注演講口才108年。如果你是演講口才愛好者,歡迎加微信免費送口才資料,共同學習。讓我們一起說好話,把話說好,好好說話~ https://www.twslcc.com/hot_356163.html 掌握提高會議效率的秘訣 2021-08-17 2022-08-17
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2021-08-17 http://schema.org/InStock $NT 0 https://www.twslcc.com/hot_356163.html

主持座談會學問大

資料來源:2019-7-10      文章來源:數位版文章

 

著你在職涯中崛起,能見度提高,你可能會受邀參加小組座談會。這是你分享想法、在你的專業領域中受到認可的好方法。但為座談會發言做準備,必然很有壓力,你必須想想要說什麼,練習發言簡潔扼要,還要擔心與其他與談人發言內容重複。

 然而,受邀主持座談會更令人緊張。

這時你得維持一大群陌生人的秩序,還要設法將他們迥異的觀點,統合成一場有意義的對談。我身為職業演講人,每年要在企業內部與會議上進行超過五十場演講,從專題演講到座談會都有參與。以下是我發展出的四項策略,用以確保我在主持座談會時,能營造出深度交流的條件。

首先,重要的是協助與談人提前對即將發生的事有概念。最近一場會議中,我擔任與談人,主持人直到會議當天早上才聯繫我。「很遺憾我在信箱裡找不到你的電郵地址,」他寫道:「我也沒辦法向(會議主辦人)要到你的電郵。我猜他們這幾天有點忙翻了。不過(另一位與談人)今天早上把你的電郵給了我,所以我現在寄給你議程大綱。請告訴我這大綱是否妥當,今天晚點見!」

我對在台上即興發揮感到很自在,所以這不成問題;但有些人會想要在發表意見之前先做準備,這可能會引起他們恐慌。不用花太多力氣,就能跟你的與談人取得共識,例如在活動前電話討論一下,發幾封電郵詢問他們對會議主題的想法,或甚至也可以事先分享你草擬的問題,這樣應該就足夠了。但讓與談人什麼都不知道就去參加活動,只有幾個小時能準備,坦白說這就是主持人失職。

第二,要知道你唯一的任務,就是確保聽眾得到優良的體驗。主持人面臨到最困難(也是最常見)的挑戰,就在於是否該打斷發言冗長的與談人,以及如何得體地打斷他們。打斷某人很尷尬,特別若是那個人在你的領域中地位崇高,你自然會擔心是否會冒犯他們。但你還是得這麼做。

主持人神聖的職責,並非削弱與談人的自尊心,而是要為聽眾發聲,提出他們想要問的問題,確保討論能深入。別讓座談會變成某人高談空泛言論的平台。活動主辦人如果希望那個人獨自演說,會安排他們發表專題演講。主辦人並沒有這麼做,而是邀請那些人來參加座談會,讓他們的觀點成為團體對談中的一部分,而你被選中,來捍衛主辦人這個用意。

如果你在考慮某人是否喋喋不休太久,那麼聽眾大概已經有這種感受了。重要的是切記,如果你要阻止他們的獨白,觀眾會站在你這邊。我發現一種幫囉嗦與談人保全顏面的方法:以正面的說詞打斷他們。你可以一邊比手勢一邊開口插話,來吸引他們的注意,你可以說:「喬,這是很棒的觀點,我很想聽聽琵蒂有什麼回應。」打斷他們,好過只是不自在地坐著,或是不太真心地想要引起造成困擾的與談人的注意。

第三,別害怕運用你被賦予的權力。很多座談會主持人似乎對被賦予的責任感到很不自在,因此對會議採取放任態度。例如,他們會對所有與談人「扔出」問題,而不指定回答人選,導致出現尷尬的沉默,因為大家試著弄清楚要由誰先回答;或是導致場面一片混亂,因為最積極的與談人主導了整場對談。主持人或許的確有指定發言順序,但採用從與談人A,然後B,接著C的做法,這種固定單調的機制很好預測,會讓聽眾在第二輪時感到無趣。

相反地,你應該請能提出最切題答覆的人來回答那個問題。這當然就表示,事前了解與談人很重要,要夠了解他們能回答什麼主題。如果與談人A對科技公司創辦人發表了會刺激情緒的言論,而與談人C去年創辦了一家新創公司,那麼即使接下來輪到與談人B回應,也別等他開口。你應視情況行動,並適度引導對談方向。

當然,你擔任主持人時會想維持公平,不讓一人獨占全場,淹沒其他人的聲音。但公平不一定代表平等:如果與談人C被問了五個問題,其他人各自回答三個問題,也不代表世界末日,只要那個與談人的說法特別有趣,而且能為談話增加助益。

第四,切記,主持人必須肩負對談人的角色。當與談人說了有趣或令人困惑的事情時,你當然得加入追問。例如你可以說「再多說一點」,或是「你這麼說代表什麼意思?」或「你能更解釋得更詳細嗎?」這能讓對話更深入,跳脫與談人平時談話的要點,進入更有收穫的領域。

即使對經驗豐富的專業人士來說,主持座談會仍是挑戰。你的確不用自己回答任何問題,事前你也了解一切情況,但還是有無法預測的因素。你必須設計安排固執己見的領導人如何互動、讓所有人扣緊主題,以及挖出更深層的見解。如果你採取以上步驟,主動打造良好的體驗,而不是袖手旁觀,希望座談自行順利進行,那麼你就會脫穎而出,成為極為細心周到的主持人。

(游樂融譯)

全文網址:

https://www.hbrtaiwan.com/article_content_AR0008668.html

 

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