开会冗长没效率？六个主持会议技巧让会开的又快又好
资料来源：2019-7-8 文章来源：凌帠的管理世界
开会的名堂真是多，公司每周都有各式不同的会议，主管的工作好像就只有开会似的，每天参与大大小小、各个阶层的会议，永远有开不完的会。既然每天都在开会，那么开会的技巧应该很好吧，但为何每次开会仍是没有效率，也做不出结论呢？
坊间有很多教人开会的书，以及谈论如何开好会议的文章，既然取得如何有效开会的知识并不困难，那大家就照著做不就好了，为何会议仍是开不好？
导致一个无效的会议，最重要因素在主席
会导致一个无效的会议，最重要的因素还是在主席，这就像一家公司若是经营不善，只要换个老板就能起死回生一样，一切的问题都是出在人的身上，不管与会人员如何，只要主席不懂如何开会，这个会议就注定会失败。所以想要开一个有效的会议，主席就必须是个有执行力的人。
一个人开会没有执行力主要的原因有三个，第一是「没有能力」，其次是「没有经验」，第三是「没有技巧」。
开会的目的之一就是要透过讨论，沟通协调各方来解决问题。所以「没有能力」就没办法提出有效的解决方案或是裁决应采用何种方式才会有效；「没有经验」就无法讨论出有效的执行方式，执行的结果就难以预估；「没有技巧」就没办法引导大家进行讨论或是协调意见冲突的双方，开会就会没有成果。
主持会议技巧可由学习而得
召开一个有效的会议，需要具备的条件有很多，包括会议的规划、目标的确认、议题的订定、预期达到的成果、成员的选择、开会时间的规划、议程的安排、资料的提供、场地的选择、进行的掌控、费用的控制，以及会后的处理等等，其中会议主席是最关键的灵魂人物，主席是否具备主持会议的能力对於会议的成败影响最大，因此会议要有效，主席就必须同时具备能力、经验与技巧，但能力难以培养、经验无法一蹴可几，幸好技巧却可经由学习而得。有好的开会技巧，尚可弥补能力与经验上的不足，所以只要有心，还是有机会开好会议。
主持会议的技巧，最主要是能引导会议之进行；引发大家之讨论；解决争议；分析提案之优劣并引导至结论；对於执行的成果能够进行检讨。
技巧一：主席先表达意见是会议进行最大的败笔
会议会成为一言堂，或是大家都变成沉默的羔羊，没人敢提出意见，最大的原因就是主席每次在会议一开始就先说出自己的想法与做法，接著才问大家有没有意见。
可能最初的时候会有人提出点意见，但很快的就被主管给否决掉，大家都是会察言观色的，这种情形只要发生几次，就不会再有人提出意见了，即使主席的意见是错的，也不会有人提出，这个会议就会变成主席的独角戏。
可笑的是，每次开会没人发言主席还会怪大家都没想法，不积极参与会议。而这正是会议失败最常见的原因，每个主管都认为自己能力最强，恨不得赶快宣布做法，让部属去执行，很难忍得住不先说出自己的想法，所以经常开会都是一言堂，还让大家误以为中国人开会最不爱表达意见的。
要想会议能有效，主席最好都不要发表意见，不管主席的职位多高，都不要贸然说出自己的看法，让大家都能在没有压力的状况下发表意见后，再导引大家进行讨论，如果主席明显知道大家的方向不对，也不要明白说出，可以问一些问题，或提出可能发生的状况，让他们去讨论，自然就能导引到正确的方向。
一个由成员自己想出的方法，自己做出的决定是最容易执行的，也会是最有执行力的。如果是被命令，且不知所以然，甚至根本就认为这样的作法是错的，这个命令是不会有执行力的。
技巧二：有结构的议题，才能做有效的讨论
主席要如何控制议题在一个可控制的范围内来进行讨论，这时导引议题讨论的技巧就变成非常重要了。首先，要将讨论议题先结构化，就是将议题拆解成几个部分，分清顺序与前因后果，逐次讨论，这样才不会出现完全不同的架构，导致讨论难以进行。
你很难对几个南辕北辙的提议做讨论，所以要先决定架构，接下来才能够一步一步的往相同的方向前进，并找到共识。每个人提出看法后这时主席应该分析每个人提出的意见中的共同点与差异点，先将共同点注记在白板上，而将差异点请大家讨论。尤其是提出反对意见的人，务必要请他说明为何提出这样的看法，原因为何，再以他提出的理由请当初提出意见的人提出对这个反对意见的看法，这样就能顺利导引出有效的结论。
技巧三；不懂就不要硬下结论
有时因为资讯不足或是专业不足，会发生没办法比较或讨论的事情，此时就不要硬做出结论，因为这个结论是错误的机会可能会很大；也不要因为不知道接下来该怎么办就不了了之。这时可导引大家来讨论接下来该做的是什么，就是分配大家工作，去查明不清楚的部分、搜寻相关资讯或是寻求其他专家之协助。
有时候有人提出意见后，主席其实听不懂他的意见是什么，可能是他表达得不够清楚，也可能是主席的专业能力不足，而无法理解。这时千万不要硬去引导讨论，或是直接驳回他的意见，很多主席为了顾全自己的面子，不承认自己听不懂，所以干脆直接否决或是故意忽略这个提案。
其实主席若是听不懂，很可能其他与会的人也听不懂，这时只要说你的提案说明的不够清楚，尤其是某某部分，我想在场的其他人可能都无法了解你的说法，所以请再说明清楚一些，这样就能化解主席不懂的尴尬场面。
技巧四：正式会议不是沟通的场合，而是决议的地方。
有时，有人就是坚持自己提出的意见是对的，无法接受别人的意见，除非问题非常明显可以判断，否则继续讨论下去将不会有任何结果，只是徒然造成更严重的冲突。
主席这时就应该适时终止相持不下的讨论，可以将这个议题保留到下次再讨论，列入会议追踪，并请双方针对争议点做进一步的研究。
这样的做法在表面上看来是保留到下次再讨论，但实际做法上却一定要在下次开会前就要先沟通好、找出共识，因为正式会议并不是一个好的沟通场所，要在非正式场合才会好沟通。
如果大家讨论太热烈，以致延误了开会时间，这时主席必须将讨论收敛，并将范围缩小，先确定阶段的结论，以确保今日讨论的成果，在另订会议时间继续。
技巧五：利用程序技巧让决议能落实执行
主席主持会议必须要具备导引的能力外，还要懂得会议程序上的技巧才能让会议有效。
如果是经常性的会议，要使会议决议能有效执行，就应该执行一些标准程序。就是每次会议开始时，要先检讨上次会议所有的决议事项，到目前为止执行的结果，再来要检讨所有列管追踪的决议事项。
而怎样的事项要列管追踪，就是当上次会议的决议事项在本次会议前未能有效解决，而主席认为这个决议应该要继续被执行，就应该列入追踪事项。
另外在会议中，当有决议做成的时候，主席要很明确的说明这个决议的内容为何，并请会议纪录立刻记录下来，如果是重大的决议事项，最好请纪录覆诵一次决议内容，这样就可以让大家更确定这个决议。
有决议后就该落实执行，要落实执行就必须指派负责人，因此决议的内容必须明确地指明由谁负责、要在何时完成、以及应达到的目标为何。很多主管会故意不指派负责人员，主要是因为他也不知道该交办谁去处理，或是怕部属不服从，万一交办下去，部属说出一堆理由拒不接受，这时自己反而尴尬，所以反正已经有决议了，看谁觉得自己该负责就谁去做，最后要是没执行，要不就对全体骂一骂，要不就是不了了之。
技巧六：只有主席重视会议，别人才会重视
主席重视这个会议，与会人员才有可能重视，如何表达你是重视这个会议呢？可以从你是否做好充分的准备以及是否准时出席来看出。
大部分的会议，主席都是与会人员的主管，所以主席经常都会等到大家都坐定位了，才姗姗来迟，这样的方式，会议几乎一定都会延迟的。
很多人都希望会议能够准时举行，但怎样都做不到，一直不知原因为何？其实要做到并不困难，只要主席每次开会都提前三分钟坐定位，时间一到就准时开会，相信几次会议后就没人敢迟到了。
很多主席每次都故意迟到，原因归咎於其他人每次都会晚到，主席若是准时到还要等其他人都到了才能开始会议，所以主席一定要等到大家都到了才会来开会。这样的想法恰好是相反了，因为只有主席表现出注重这个会议，其他人才会认真看待这个会议。
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