3方法加速会议进行，终结冗长会议

资料来源：2019-5-28   经理人商学院 整理・撰文张良姿  

开会可说是工作者又爱又恨的事！爱的原因是，可以针对工作内容进行沟通，搜集所有资讯与意见；讨厌的原因是，从进入会议室到回到位置上，往往已过了两、三个小时。

究竟可以怎么改善会议流程，才能提升会议品质？

1.把会议时间减半

如果你是老板或管理阶层，最好马上把会议时间减半，应该没有人会反对，因为部属们早就受够了会议的冗长与生产力低落。如果你没这个权限，请说服主管采行动。

把2小时的会议时间缩成1小时，1小时的会议缩成30分钟，30分钟的会议缩成15分钟。因为时间被限缩，自然会加快节奏、增加发言。

此外，想要有效控管会议时间，你可以记录各项发言分别属於「提问」「表达意见」，或只是「抒发感想」等，尝试分析是否符合会议进度与会议目标。甚至统计一下每个人的发言时间，了解哪些人较容易陷入演讲模式。

2.将会议数量和出席人数都减半

要改善开会效率，光把时间减半是不够的。

很多会议其实可以合并成一个会议，却被分开举行。像是专案执行会议，明明开一次，把所有任务执行时间、谁负责执行等，说清楚就行了，却还要再开每个阶段的进度会议，开个没完没了。

说穿了，很多会议只是为了安抚人心、拖延决策罢了，所以要每半年盘点一次，将其数量减半。

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此外，要加快工作速度，把会议的出席人数缩减到最少也非常重要。如果只有3～5人一起开会，每个人就都得要很认真，皮绷得比较紧，专心聆听著每一句话，所有人的生产力自然大幅提升。

3.让会议讨论快速、有效地进行

只要培养出能使会议讨论快速、有效进行的能力，你的工作就会急遽加速而且顺利进行。方法如下：

（1）让与会者陆续发言
平常了解所有人各自对於问题有著什么样的想法。在会议中，才能请谁、以什么方式率先表达意见。

如果会议一开始讨论不够热烈，会议主持人可提出问题以激发议论。

（2）促使观点不同的人踊跃发言
主持人可以针对希望他表示意见的部分提出问题。想想这个人的观点和其他人有何不同、他可能会从什么角度发言，想办法引起他的兴趣。

如果你希望某人发表意见，也可事先有礼貌地拜托对方配合。

（3）能依内容而非声音大小做判断
不是比较大声的意见，就是对的。要做到客观判断，就必须持续认真倾听所有人的发言内容，将重点放在发言的目的与依据。

（4）不要强迫、勉强下结论
会议结论绝不能在意见纷歧时，为了节省麻烦，而做出单一的奇怪结论。

一旦发生意见冲突，就要先逐一确认相同点，让发生冲突的人冷静下来，减缓双方对彼此的戒心。即使冲突很激烈，只要仔细询问，多半都还是能找出许多一致的部分。
（5）厘清对立意见的真实想法，解决冲突
冲突发生，主要是因为各自假设前提不同，而产生不同的论点。所以要解决冲突，就得厘清各方的假设，再整理出意见本身的差异。

这么做之后，往往能让双方看见差异，并发现彼此的想法其实也没差距多少，不需要为此有太大的负面情绪。

（6）讨论没交集时，引导大家在同一基础上进行讨论
当讨论出现A谈降低成本，B说的却是开发顾客时，就很容易造成A、B两人各说各话。

如果想顺利引导讨论，就要时时注意，并持续思考发言者真正想说的是什么？现在是以什么样的方式表达？其目的为何？

本文取材自《零秒思考力[实践篇]》，悦知文化出版
图片来源/ Tom Woodward via flickr, CC licensed

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